Datensicherheit/Datenschutz gehören zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, ansonsten drohen erhebliche Konsequenzen.

Das Bundesministerium für Finanzen hat Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD) festgelegt (DOK 2014/0353090).

Danach haben Steuerpflichtige ihre Datenverarbeitungssysteme zu sichern (z.B. gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z.B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.

Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen etwa nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß. In Betracht kommen Zwangsmaßnahmen, Schätzung, straf- und bußgeldrechtliche Ahndung, Versagung der gesetzlichen Steuervergünstigungen.

Im Einzelfall kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder fahrlässige Steuerverkürzung (§ 378 AO) strafbar bzw. ordnungswidrig sein, sofern zur Verletzung eine weitere Handlung oder ein Unterlassen wie das Verschweigen buchführungspflichtiger Tatsachen hinzukommt.